สรุปแนวทางการพัฒนาระบบคลังเอกสารบนเว็บไซต์คณะ เพื่อจัดการและรวบรวมกฏระเบียบ ข้อบังคับ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของคณะ (ครั้งที่ 2)

สรุปประเด็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ วันที่ 18 สิงหาคม 2559

ปัญหาและอุปสรรค
แนวทางการพัฒนาระบบคลังเอกสาร
1. การตั้งชื่อเอกสาร ไม่ถูกต้อง ทำให้ค้นหาเอกสารไม่พบ ผู้ดำเนินการนำเอกสารลงในระบบหนังสือราชการ ควรตรวจสอบความถูกต้อง ก่อนเลือก save และหลังจาก save แล้วควรตรวจสอบการแสดงผลบนหน้าเว็บไซต์ที่เก็บรวบรวมเอกสารด้วย
2. การตั้งชื่อเอกสาร ไม่สื่อความหมาย หรือลงไม่ครบถ้วน ทำให้ไม่สามารถสืบค้นเอกสารได้ หรือไม่สะดวกให้การสืบค้น เช่น ขอประชาสัมพันธ์งานประชุมวิชาการ (โดยไม่ระบุว่าเป็นงานประชุมวิชาการเรื่องอะไร) เป็นต้น ผู้ดำเนินการนำเอกสารลงในระบบหนังสือราชการควรตั้งชื่อให้สื่อความหมาย หรือลงรายละเอียดให้ครบถ้วน เพื่อให้สะดวกต่อการสืบค้น
3. การเลือกหมวดหมู่ของเอกสารผิดประเภท หรือมีเอกสารไม่ครบถ้วน เห็นควรให้แต่ละหน่วยงาน ทำการตรวจสอบคลังเอกสารของหน่วยงานตนเอง ทำการย้ายหมวดหากการเลือกหมวดผิดพลาด หรือ เพิ่มเติมเอกสารหากเอกสารยังไม่ครบถ้วน เพื่อให้สามารถสืบค้นในการอ้างอิงได้ ทั้งนี้งานคอมพิวเตอร์และเครือข่ายจะดำเนินการทำบันทึกข้อความไปยังแต่ละงานเพื่อขอให้ดำเนินการให้เรียบร้อยอีกครั้ง
4. เมนูแสดงหมวดหมู่เอกสารบนหน้าเว็บไซต์ ยังที่ไม่ตรงกับหมวดหมู่ประเภทเอกสารในระบบหนังสือราชการ ทำให้สืบค้นยาก งานคอมพิวเตอร์และเครือข่าย ดำเนินการปรับหมวดหมู่เอกสารบนหน้าเว็บไซต์ให้ตรงกับหมวดหมู่ประเภทเอกสารในระบบหนังสือราชการที่ได้แยกไว้
5. คำว่า ดาว์นโหลดเอกสาร บนเมนูหน้าเว็บไซต์ไม่สื่อความหมายว่าเป็นคลังเอกสาร หรือที่เก็บรวบรวมเอกสาร เห็นควรเปลี่ยนชื่อเมนูจาก ดาว์นโหลดเอกสาร เป็น คลังเอกสาร
6. ชื่อหน่วยงานภายในคณะ บางหน่วยงานยังไม่ถูกต้อง ตรวจสอบชื่อหน่วยงานที่แสดงอยู่บนเว็บไซต์หน้าเก็บรวบรวมเอกสาร ให้ตรงกับการแบ่งหน่วยงานภายในของคณะ (แต่บางหน่วยงานจำเป็นที่จะต้องตั้งชื่อที่ต่างจากชื่อการแบ่งหน่วยงานภายใน หรือไม่มีชื่อการแบ่งหน่วยงานภายใน ทั้งนี้เพื่อให้การสืบค้นชัดเจนมากขึ้น เช่น งานวิเทศสัมพันธ์ เป็นต้น

Leave A Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked (required):

Spam Protection by WP-SpamFree

Back to Top