สรุปกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้แนวทางการเบิกจ่ายโครงการ/กิจกรรมต่างๆ (KM-2561)

สรุปกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้แนวทางการเบิกจ่ายโครงการ/กิจกรรมต่างๆ (KM-2561)

สืบเนื่องจากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกับกลุ่มงานต่างๆ เกี่ยวกับการจัดทำเอกสารเบิกจ่ายทางการเงินที่ผ่านมา ซึ่งบางประเด็นยังพบปัญหาและอุปสรรคในการดำเนินงาน ดังนั้นงานบริหารได้ขอให้แต่ละงานส่งข้อมูลปัญหาที่พบในการจัดทำเอกสารเบิกจ่าย พร้อมตัวอย่างเพื่อหารือในที่ประชุมดังนั้น จึงได้มีการหารือเพื่อแก้ไขปัญหาในการจัดทำเอกสารเกี่ยวกับการเบิกจ่ายโครงการต่างๆ ดังนี้

ปัญหา/อุปสรรค แนวทางการแก้ไข
การจัดทำบันทึกข้อความเอกสารเบิกจ่ายแต่ละกลุ่มงานพิมพ์บันทึกข้อความไม่เหมือนกัน 1) กรณีการจัดทำบันทึกข้อความเอกสารเบิกจ่ายไม่จำเป็นต้องใช้เนื้อหาเดียวกันทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแนวทางการดำเนินงานของแต่ละโครงการ แต่ประเด็นหลักคือ ให้แต่ละกลุ่มงานคำนึงถึงเนื้อหาที่กล่าวอ้างในบันทึกตามลำดับและเชื่อมโยงกับวัตถุประสงค์ของบันทึกข้อความที่ดำเนินการให้ครบถ้วนและชัดเจน

– กรณีการขออนุมัติเบิกจ่ายเพียงครั้งเดียว ให้อ้างถึงบันทึกข้อความขออนุมัติเงินและยืมเงินทดรองจ่าย พร้อมรายละเอียดการเบิกจ่ายต่างๆ ให้ครบถ้วนและชัดเจน

– กรณีการขออนุมัติเบิกจ่ายเป็นรายงวด ให้อ้างถึงบันทึกข้อความขออนุมัติเงินรายงวด พร้อมแนบบันทึกข้อความขออนุมัติเงิน และบันทึกข้อความขออนุมัติเบิกจ่ายเงินโครงการงวดที่ผ่านมา เพื่อการเงินจะได้ตรวจสอบได้ง่ายและสะดวกขึ้น

2) กรณีการเบิกจ่ายค่าตอบแทนวิทยากร สำหรับวิทยากรที่บรรยาย 1 ชั่วโมง 30 นาที ซึ่งบางโครงการระบุข้อความในใบสำคัญรับเงินว่า 1.50 ชั่วโมง บางโครงการ 1.30 ชั่วโมง 2) กรณีการเบิกจ่ายค่าตอบแทนวิทยากร สำหรับวิทยากรที่บรรยายไม่เต็มชั่วโมงถัดไป ให้ระบุดังนี้

– 1.30 ชั่วโมง ระบุเป็น 1 ชั่วโมง 30 นาที

– 1.50 ชั่วโมง ระบุเป็น 1 ชั่วโมง 50 นาที เป็นต้น

3) กรณีค่าอาหารว่างและเครื่องดื่ม ซึ่งคณะฯ ได้กำหนดให้เบิกจ่ายในราคา 25 บาท/คน/ครั้ง นั้น ขอให้คณะฯ พิจารณาปรับอาหารว่างและเครื่องดื่มดังกล่าวเป็น 30 บาท/คน/ครั้ง ได้หรือไม่

 

3) เนื่องจากงบประมาณภายในคณะเภสัชศาสตร์ มีจำนวนจำกัด ดังนั้นเพื่อเป็นการประหยัดงบประมาณให้หน่วยงาน จึงขอความร่วมมือบุคลากรที่รับผิดชอบเกี่ยวกับโครงการต่างๆ ให้ดำเนินการจัดเตรียมอาหารว่างและเครื่องดื่มในราคา 25 บาท/คน/ครั้ง และจะรับประเด็นนี้ไปหารือต่อผู้บริหารต่อไป
4) การขอใช้บริการศูนย์เครื่องมือกลาง กรณีค่าธรรมเนียมการใช้บริการศูนย์เครื่องมือกลางที่มีระบุในโครงการแล้ว  เมื่ออาจารย์เข้าไปใช้งานเครื่องมือจำนวนหลายครั้ง สามารถนำมาเบิกจ่ายรวมกันครั้งเดียวได้หรือไม่ 4) กรณีค่าธรรมเนียมศูนย์เครื่องมือกลาง ถ้าโครงการเขียนไว้ชัดเจน ก็สามารถเบิกจ่ายรวมกันได้ แต่ต้องทราบข้อมูลการใช้งานของเครื่องมือ แต่หากไม่มีเขียนไว้ในโครงการต้องดำเนินการขอปรับแผนก่อนดำเนินการเบิกจ่าย
5) กรณีการจัดประชุม เนื่องจากในบางครั้งงานวิชาการได้ดำเนินการจัดประชุมโดยไม่ได้มีการขออนุมัติค่าอาหารว่างและเครื่องดื่ม ค่าอาหารกลางวันได้ล่วงหน้า เพราะการจัดประชุมไม่ได้กำหนดวันอย่างชัดเจน จะสามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างไร 5) สำหรับกรณีการจัดประชุมโดยไม่ได้จัดทำกำหนดการประชุมและเสนอขออนุมัติการไว้ล่วงหน้า  แต่เมื่อทันทีที่ทราบว่าจะมีการจัดประชุม สามารถทำบันทึกข้อความขออนุมัติจัดประชุมและขออนุมัติเงินค่าอาหารว่างและเครื่องดื่ม  ค่าอาหารกลางวัน ไปพร้อมกันก่อนวันจัดประชุมได้  แล้วจึงนำเอกสารมาใช้ประกอบการขออนุมัติเบิกจ่ายต่อไป

เอกสารประกอบ 

สรุปกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้แนวทางการเบิกจ่ายโครงการ/กิจกรรมต่างๆ (KM-2561) {filelink=76}

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *